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Le 8 regole fondamentali per chi fa videochiamate di lavoro

- Credit: Istockphoto

SMART WORKING28 marzo 2020

Le 8 regole fondamentali per chi fa videochiamate di lavoro

di Roberto Pianta

Meglio tenerne conto, soprattutto di questi tempi

 

Nell'anno del coronavirus, molti di noi hanno dovuto per forza trasformarsi in telelavoratori, e hanno imparato l’uso di programmi per tenere videoconferenze su Internet per le riunioni con colleghi, clienti e fornitori.

Come racconta questo buon articolo apparso sul quotidiano americano New York Times, a qualcuno sarà capitato di tenere videoconferenze con colleghi che si erano chiusi in posti strani, come il bagno o l'armadio, pur di evitare di essere disturbati dal resto della famiglia.

Altri, invece, lasciano che durante la videoconferenza, figli, cani e gatti facciano parte della scenografia dell’incontro.

Ecco comunque 8 regole che vi suggeriamo di seguire ogni volta che partecipate a una videoconferenza di lavoro.

 

1) Fate un test, prima

Prima della videochiamata con il collega, fate un test. Verificate per bene ciò che vedrà chi sarà collegato con voi. Gli utenti Windows possono farlo cliccando sul pulsante Start e poi su Fotocamera.
Regolate le luci interne e l'angolazione della fotocamera per far apparire il vostro viso correttamente illuminato. E soprattutto, fate attenzione a ciò che compare sullo sfondo. Meglio che non vi sia proprio nulla di privato, o di imbarazzante. Nulla che il vostro collega non dovrebbe vedere, perché non sono fatti suoi. Un muro bianco e vuoto, come sfondo, andrà benissimo.


2) Il microfono

Provate il microfono. Meglio indossare una cuffia. Se possibile una di quelle con microfono incorporato. Il modo più semplice per essere sicuri del microfono è fare una videochiamata di test con un amico.


3) Una stanza tutta per sé

Scegliete bene lo spazio della vostra casa da cui effettuare la videochiamata. Una stanza con una porta che possa essere chiusa per il tempo necessario.


4) Per non essere disturbati

Prima di cominciare la videochiamata, avvisate gli altri familiari. Così loro eviteranno di entrare nella stanza e mostrarsi in pigiama o in mutande al vostro collega o ai vostri capi.


5) Se la riunione è stata convocata da voi

Se la riunione è stata convocata da voi, siate concisi e coinvolgenti. Questo vale sempre per le riunioni "fisiche", ma ancora di più per le riunioni online, durante le quali è facilissimo che i partecipanti perdano l’attenzione.
Cominciate enunciando l’ordine del giorno.
Poi, fate in modo che le persone coinvolte partecipino e intervengano seguendo l’ordine del giorno in maniera scrupolosa.


6) Le distrazioni (e le brutte figure)

Se durante la videochiamata, passate a un'altra applicazione (per esempio Facebook o qualcosa che non c’entra nulla con la videochiamata) sappiate che la gente potrebbe accorgersene. O venire a saperlo. L'app Zoom, per esempio, ha un'impostazione che permette agli organizzatori della videoconferenza di sapere se i partecipanti, durante il meeting, stanno visualizzando app diverse da Zoom per troppo tempo.


7) Evitate di organizzare videoconferenze inutili

A volte, per dare una comunicazione o un’informazione, può bastare un’email. Per di più, il testo scritto, spesso, è più efficace. Perderete meno tempo voi, e perderanno meno tempo le persone con cui lavorate. Come abbiamo spiegato, ci vuole tempo per prepararsi a una videoconferenza.

8) Spesso basta l’audio

Dovete parlare online con i colleghi? Assicuratevi che il canale video serva davvero. Se non dovete mostrare nulla (a parte la vostra faccia e lo sfondo della vostra camera con un letto sfatto, o di una cucina in disordine), può bastarvi il canale audio. Il video, invece, riservatelo alla presentazione di slide o di documenti di lavoro, o alle occasioni in cui è davvero necessario.