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PEC, ecco cos’è e come crearla per privati e business - Credit: Campaign Creators / Unsplash
TECNOLOGIA 23 febbraio 2021

PEC, ecco cos’è e come crearla per privati e business

di Federico Bandirali

Tutto sulla posta elettronica certificata: come funziona e che vantaggi offre

Cos’è e a cosa serve la PEC, alternativa digitale alle raccomandate AR

La PEC (acronimo di Posta elettronica certificata) è una tipologia particolare di posta elettronica basata su uno standard tecnologico italiano risalente al 2005 che, a differenza dei servizi mail tradizionali, ha a tutti gli effetti valore legale (con gli invii e le ricevute di avvenuta consegna da conservare per 10 anni).

Una soluzione digitale alternativa alla tradizionale raccomandata con ricevuta di ritorno, diventata obbligatoria dal 1° ottobre 2020 per i soggetti iscritti al registro delle imprese (costituite come società o individuali) e iscritti ad albi ed ordini professionali.

 

E non solo, perché negli ultimi anni è sempre più utilizzata dai cittadini esenti da obbligo (quasi il 50% delle PEC attive), che ne sfruttano i valori aggiunti per scambi di missive digitali dei quali ritengono opportuno tener traccia (ad esempio in ambito condominiale o con il datore di lavoro).

 

Questo perché la PEC è e sarà sempre più utile per tutti, rappresenta il canale digitale (da Pc o smartphone) privilegiato e più immediato per ricevere comunicazioni o interpellare la Pubblica Amministrazione.

La PEC, dunque, consente di risparmiare soldi e tempo rispetto alle raccomandate AR.

 

Inoltre, a differenza delle missive cartacee, offre garanzie per quanto riguarda la non modificabilità del contenuto inviato o ricevuto e rende le notifiche di avvenuta (o meno) consegna più facili da conservare, nonché aventi la validità probatoria in sede giudiziaria nel caso di vertenze e processi.

Non meno importante, la posta elettronica certificata è ecosostenibile, visto che la carta ha un impatto negativo sull'ambiente nel processo di produzione contrariamente ai documenti digitali..

 

Le sanzioni per imprese e iscritti ad albi e ordini professionali senza PEC

A fine 2020 gli indirizzi le caselle di posta elettronica certificata attive hanno superato i 12,3 milioni e sono state sfruttate per inoltrare - secondo le stime - 2,3 miliardi di messaggi, con crescita marcata rispetto a metà anno e trend accelerato dalle nuove sanzioni previste per le imprese che non l’hanno attivata (fino a 2000 euro) entro il termine previsto dal Decreto Semplificazioni.

 

Per gli iscritti agli ordini professionali, invece, è prevista solo una sorta di avvertimento di adempiere all’obbligo entro 30 giorni dalla data di rilevazione dell’inesistenza della PEC personale. 

 

Curioso come la categoria “peggiore” in termini percentuali tra gli iscritti sia quella dei giornalisti (meno del 50% l’ha attivata nonostante le convenzioni ad hoc offerte dall’ODG nazionale e da quelli regionali).

 

Come creare la PEC

Creare una PEC personale è operazione più semplice di quanto molti pensino. Innanzitutto è necessario individuare un provider abilitato ad erogare il servizio e la tipologia di posta certificata necessaria, ovvero se per il business o per privati.

 

Non tutte le PEC sono uguali, e in caso di utilizzo costante è bene verificare se includa un’app per smartphone e quanto sia lo spazio di archiviazione messo a disposizione dalle vari piani proposti dai gestori abilitati, oltre a stabilire se si vogliono ricevere o meno notifiche del servizio via SMS. La lista completa e aggiornata dei gestori abilitati consultabile sul sito dell’Agenzia per l’Italia digitale (ente governativo) a questo link.

TIM per esempio propone in esclusiva ai propri clienti consumer mobile un servizio PEC, completo sia in termini di spazio che di opzioni aggiuntive. 

Quale nome scegliere per la PEC business

Una volta scelto il provider e la soluzione migliore per rispondere alle diverse esigenze, sarà quindi necessario decidere anche il “nome” della PEC: in caso di utilizzo privato è solitamente preferibile che l’indirizzo risponda al nome e cognome.

 


Per le imprese, invece, il “nome” deve rendere facile e chiara l’associazione con l’attività a cui fa riferimento, sfruttando le proposte che includono la certificazione del dominio in caso si abbia un sito internet ufficiale e aggiornato.

 

Come richiedere la posta certificata

Per richiedere e poi creare una casella di posta certificata, i provider - come da procedura standard – procedono prima la verifica dell’identità dell’utilizzatore, che solitamente avviene mediante l’invio di un documento d’identità in corso di validità. Le imprese, invece, stante l’obbligo per di averne una per iscriversi all’apposito registro non devono procedere alla verifica dell’identità.

 

INI-PEC, le “pagine gialle” della posta elettronica certificata

Gli indirizzi di posta elettronica certificata business e dei liberi professionisti sono reperibili inserendo poche informazioni essenziali collegandosi al sito istituzionale INI-PEC, che presenta due sezioni distinte per effettuare le ricerche di uno specifico indirizzo.

 

PEC aziendale

Detto dell’obbligo per le imprese di avere una PEC dal 1° ottobre 2020 e delle modalità con cui crearla, occorre tener conto di come le offerte per le aziende dei vari provider siano diverse da quelle riservate ai privati. Non tanto per la possibilità di includere servizi extra come antispam e antivirus, quanto per lo spazio di archiviazione, le notifiche e altri dettagli come, ad esempio, la possibilità di integrare un software per la fatturazione elettronica che (escluso il regime forfettario) è diventata obbligatoria e da associare ad una PEC.

 

Questo per quanto concerne gli aspetti giuridici, ma i vantaggi sia per le aziende che operano direttamente con i clienti (B2C)  per quelle che lavorano con e per altre (B2B) sono molteplici.

 

Da un lato i clienti, in caso di problemi, possono contattare senza troppe difficoltà l’impresa (e reperire facilmente l’indirizzo PEC della stessa), e velocizzare processi che, con la posta tradizionale, richiederebbero più tempo.

 

Dall’altro, tenendo traccia indelebile anche del contenuto delle comunicazioni con validità legale, la PEC diventa particolarmente utile nello scambio di documenti importanti (si pensi alla finalizzazione di accordi commerciali), garantendo standard di sicurezza e riservatezza molto elevati.

 

Infine, considerando la necessità per molte imprese di procedere ad invii massivi di posta, l’utilizzo della PEC aziendale risulta ovviamente conveniente in termini economici e utile per la semplificazione di molti processi lavorativi.

 

PEC: quanto costa per privati e imprese

Spiegato come la posta elettronica certificata sia molto di più e molto diversa da una normale mail, tanto per il business quanto per i privati, e chiarito come sia destinata sempre più a diventare fondamentale anche in ottica di digitalizzazione del Paese – esigenza improrogabile – è tempo di passare alle offerte dei vari provider per creare una casella PEC.

 

Le proposte dei gestori autorizzati sono declinate in modalità diverse, con pagamenti annuali o mensili e offerte dedicate esclusivamente al business (che annoverano funzionalità dedicatre come la firma digitale) o a tutte le tipologie di utenti (le convenzioni con Ordini Professionali e simili per liberi professionisti sono tuttavia molteplici).

 

Spazio di archiviazione, funzioni aggiuntive (come le notifiche via SMS), livelli di assistenza e dimensione massima dei messaggi sono alcune delle variabili che possono guidare chi vuole o deve aprire una PEC verso provider diversi e abbonamenti più o meno completi e, di conseguenza, costosi. L'elenco di quelli autorizzati rimanda anche alle diverse proposte tariffarie, aggiornate di frequente.

 

La PEC gratuita non esiste: i periodi di prova free

Innanzitutto, per sgombrare il campo da equivoci, è opportuno sottolineare come non esistano provider che permettono di creare una PEC gratuitamente. Tuttavia, per chi preferisce toccare con mano i benefici della posta elettronica certificata senza spendere un centesimo alcuni gestori propongono periodi di prova gratuita.

 

Altri operatori autorizzati di tanto in tanto lanciano promozioni diverse per costi e tipologie di servizi aggiuntivi offerti (inclusi, ad esempio, interi domini di siti Internet certificati a cui associare le PEC aziendali), proponendo finestre di prova gratis (o quasi) prima di procedere alla sottoscrizione dell’abbonamento. 

 

PEC, prezzi variabili in base alle esigenze e diversi per privati e business

Fatta questa premessa, il costo di una casella PEC per privati (con funzioni base) parte generalmente dai 5 euro per le versioni con poco spazio di archiviazione e, spesso, limiti rispetto alla quantità di messaggi inviabili quotidianamente.

 

Prezzi che salgono con pacchetti più “completi” o da inserire su domini già esistenti, spesso in ragione dello spazio messo a disposizione, dei servizi aggiuntivi e delle soluzioni per il business come, ad esempio, la creazione contemporanea di più PEC aziendali.


TIM PEC

Per richiedere TIM PEC - la posta elettronica certificata di TIM - i clienti mobili TIM con utenza ricaricabile  non devono neppure caricare documenti d'identità o ricordare complicati codici fiscali: è sufficiente inserire le credenziali My TIM. Anche il pagamento è semplice, perché viene addebitato sul credito telefonico della linea mobile TIM.

>>> ATTIVA TIM PEC
 

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